Forskjell mellom arbeidsavbruddsstruktur (WBS) og Resource Breakdown Structure (RBS) Forskjellen mellom
Arbeidssammenheng struktur er en viktig leverbar for ethvert prosjekt. Gjennom WBS er prosjektlederen i en god posisjon til å kategorisere arbeidet som teamet trenger å oppnå i små seksjoner som kan administreres enkelt, mens RBS anses som en viktig del av effektiviteten når det gjelder prosjektledelse. Gjennom RBS kan prosjektlederen samle en liste over ressurser som trengs for å utføre en gitt oppgave i hierarkisk rekkefølge.
Hva gjør RBS forskjellig fra WBS
WBS er en visuell fremstilling av hele omfanget av arbeidet som skal utføres, fordelt på mindre segmenter som hvert medlem av prosjektgruppen er i stand til å forstå. Dette skyldes at med hver ferdighetsnivå er det definisjoner og detaljer som er relevante for denne fasen. Tvert imot kan RBS brytes ned i geografiske ressurser eller organisatoriske ressurser. Noen av de andre verktøyene som er nødvendige for riktig og effektiv RBS inkluderer ressursestimering, ressurskalender og aktivitetslister.
Årsaken til dette er fordi når du administrerer et prosjekt, må du jobbe med ulike prosjektkomponenter og prosjektressurser for å fullføre prosjektet. Et godt eksempel er medlemmene i prosjektgruppen din.
Du må sørge for at de er produktive og strategisk rettet gjennom livet til prosjektet du forplikter deg til.
Nå, hvis du planlegger å komme opp med en WBS som er effektiv, er følgende noen av de viktige retningslinjene som vil hjelpe deg med å se dette gjennom:
- Prosjektet / sluttleveransen er alltid på toppnivå.
- Du må ikke alltid definere alle elementene på samme nivå.
- Arbeidsgruppene bør ikke ta opp mer enn 10 dager
- Hver arbeidsgruppe må være uavhengig.
- Det bør ikke bli duplisert i arbeidsgruppene gjennom strukturen
Følgende er en enkel representasjon av et segment av en WBS for å bygge et hus:
Bygning et hus
Stiftelsen Interiørutvendig
Gjennomføring 24% 45% 30%
Budsjett $ 50 000 $ 86 000 $ 72 000
Det viser forskjellige deler av prosjektet at skal utføres og gir mer informasjon om budsjettet som trengs for dem, og nivået på ferdigstillelse.
En WBS er derfor et kart / oversikt over et bestemt prosjekt. Hovedprosjektet er nøkkelen som kan leveres i en WBS, og derfra er det oppdelt i mindre underkategorier, hver med spesifikasjoner av hvordan de skal leveres på.
På den andre siden, når du snakker om RBS, må du vite at den fungerer ved hjelp av noen av de viktige verktøyene. Prosjektlederne er instruert til å ansette eller utføre en effektiv RBS ved å bruke disse verktøyene. Disse er som følger:
- Aktivitetsliste
Dette er en liste over alle aktivitetene som er nøkkelen til gjennomføringen av prosjektet. Prosjektlederen trenger ikke bare en liste, de må også få så mye informasjon som mulig å tenke på disse lister også. Denne informasjonen vil også inkludere ressursene som de oppførte aktivitetene forbruker.
- Ressursestimering
For hver aktivitet som skal oppnås på en produktiv, effektiv og viktigere, kostnadseffektiv måte, må prosjektlederen estimere volum, type og mangfold av ressurser som trengs.
Hvis disse estimatene er skjevne, kan det være umulig å oppnå målene for prosjektet, eller som helhet kan prosjektet mislykkes.
- Ressurskalender
En ressurskalender handler om tilgjengeligheten av ressurser over tid. Prosjektlederen vil trenge en liste over alle ressursene som trengs for å fullføre prosjektet.
Disse ressursene må også listes ut fra deres tilgjengelighet på lang sikt. Denne informasjonen er viktig for prosjektlederen for å finne ut om ressursene som trengs, vil være tilgjengelige i en bestemt tid, slik at prosjektet ikke stanser.
For tiden blir RBS stadig viktigere, med prosjektstyringsprogramvare som integrerer den i strukturen. Hvis du bruker et prosjektstyringsprogram, kan du logge inn og sjekke tilgjengeligheten av ressursene du trenger, og enda viktigere hvordan de er klassifisert.
Dette hjelper generelt organisasjonen i den forstand at prosjektlederne kan se mange detaljer fra en enkel database, om alle ressursene som brukes.
Viktigheten av en WBS mot fokus fra RBS
Det er flere viktige fordeler som prosjektlederen og prosjektgruppen kan få fra en WBS, annet enn å organisere og definere arbeidet som trengs for å fullføre prosjektet. Gjennom WBS er det lettere å tildele et budsjett fra toppnivåene i strukturen. Når dette er gjort, kan budsjetter for hver avdeling bli strukturert basert på nedbrytingen i WBS.
Kostnads- og tidsoverslag er vanligvis gitt for hver WBS-seksjon. Ved å gjøre dette er det lettere å utarbeide en tidsplan og et passende budsjett for hele prosjektet.
Gjennom en WBS er det også lettere å holde oversikt over ytelsen til de enkelte prosjektsektorene. Prosjektlederen har en god posisjon til å fortelle prosjektets resultatkostnad, identifisere problemområder og enda viktigere problemstillinger i organisering av prosjektet. Omvendt, i RBS er vekten på en hierarkisk oppføring av ressurser nøkkelen.Du må oppgi alle ressursene, uansett om de er betydelige eller selv om de virker overflødige. Hvert av prosjektets nivåer vil trenge et visst antall ressurser. Disse må listes etter deres betydning for ferdigstillelse av hvert nivå, og til slutt fullføre hele prosjektet.
De oppførte ressursene deles deretter inn i mindre kategorier av typen ressurs de er, for å hjelpe prosjektlederen i klassifisering. Klassifiseringen vil faktisk gå videre inn i ulike undergrupper til hver av ressursgruppene er gruppert i enkelt enheter som er enklere å identifisere og administrere.
Fordeler med WBS versus RBS
En av fordelene ved en WBS er at det hjelper prosjektlederen å avgjøre eventuelle risikoer som et prosjekt kan ha. I tilfelle det er en gren av prosjektet som ikke er klart definert, blir det et risikoområde som må tas opp. Slike risikoer skal spores riktig, og en omhyggelig vurdering som tilbys når prosjektet fortsetter.
Hvis prosjektet ser ut til å falle etter planen, er det lettere for prosjektlederen å henvise til WBS og identifisere områdene som sliter, og ta den riktige beslutningen om å snu ting rundt. I motsetning til dette, er den umiddelbare fordelen med RBS, spesielt nedbryting av ressurser til undergrupper, å lette arbeidet med ledelsesentre. Tilsyn blir mye lettere, og mye tid blir lagret i prosessen.
Veiledere kan spore hver ressursgruppe når de går videre med prosjektet. Det er lettere å fremskynde bestemte nivåer av prosjektet uten å stole på andre, etter å ha fordelt de riktige ressursene til ferdigstillelse. Derfor kan enkelte prosjekter enkelt bli gjennomført før fastsatt frist, spesielt hvis ferdigstillelsen av ulike nivåer av prosjektet ikke er avhengig av hverandre.
Med en god RBS-plan på plass, har ledelsen også en god posisjon til å få et godt bilde av det totale antall ressurser som er tilgjengelige for hvert av de deltakende lagene. Annet enn å forstå ressursene som er tilgjengelige, er de også i stand til å håndtere hvordan ressursene skal utnyttes.
Sammenligning av ovennevnte informasjon, det er tilrådelig å tildele farger til de forskjellige delleveranser i en WBS. Dette er viktig for å få et varmekart over fremdriften av hele prosjektet. Det vil også gjøre det lettere å få oppmerksomheten til ledelsen på prosjektområder som er komplette og de som slacker.
WBS, når den håndteres på riktig måte, er en god måte å øke produktiviteten til teamene som arbeider med prosjektet, og se prosjektet fullført i tide. Prosjektlederen er i stand til å identifisere de nødvendige ferdighetene for å gjøre det mulig for dem å fullføre prosjektet i god tid, men når det gjelder RBS, må vi forstå hvilke typer det. Den konvensjonelle typen RBS er en organisatorisk RBS. De hierarkiske organisasjonssystemene som allerede er etablert, bidrar vanligvis til å opprette denne RBS. RBS-ressursene distribueres vanligvis basert på behovene til hver organisasjonsavdeling og arbeidsgruppe.Dette er kategorier som faktisk er definert og satt av organisasjonen.
Geografisk RBS er i de fleste tilfeller ukonvensjonell. Den største bekymringen for en geografisk RBS er fordelingen og / eller plasseringen av de aktuelle ressursene, og hvordan de fordeles på forskjellige steder, avhengig av organisasjonens behov.
Sammendrag
Som konklusjon er både WBS og RBS nøkkelen til vellykket gjennomføring av et prosjekt, og effektiviteten til de aktuelle prosjektgruppene. Følgende er de viktigste punktene som definerer en av strukturene.
